De notaris vervult een cruciale rol bij de aan- en verkoop van woningen. De koopovereenkomst wordt in een notariële akte van levering vastgelegd en die akte wordt ingeschreven in de openbare registers van het Kadaster. Daarmee zorgt de notaris ervoor dat u ook daadwerkelijk eigenaar van de woning wordt. De notaris zorgt er ook voor dat hypotheken van de verkoper uit de openbare registers van het Kadaster worden verwijderd en dat de hypotheek voor de koper wordt ingeschreven in die registers.

In de praktijk verzorgen de medewerkers alle noodzakelijke voorbereidende werkzaamheden. Daarbij moet u denken aan het rechercheren bij het kadaster, basisregistratie personen, het insolventieregister, het curateleregister, het huwelijksgoederenregister en het boedelregister, het controleren van legitimatiebewijzen, het uitzoeken van de eigendomsverkrijging, het opvragen van eigenaarslasten, het verzoeken om toestemming van een grondeigenaar, het opvragen van een aflossingsnota en royementsvolmachten, aanschrijven of aanmanen van een koper tot het betalen van een waarborgsom of het stellen van een bankgarantie.

De notaris zal u ook de nodige vragen stellen over onder meer de herkomst van gelden. De notaris is door de overheid aangewezen als poortwachter op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). We moeten bijvoorbeeld vragen hoe u de aankoop gaat financieren en waar het geld vandaan komt. Het kan zelfs zover gaan dat we die vraag ook moeten stellen aan de personen die het geld beschikbaar stellen voor de aankoop.

Verder moet u er op bedacht zijn dat de notaris een melding moet doen bij de FIU (Financial Intelligent Unit) Nederland als we een vermoeden hebben van een zogenaamde (voorgenomen) ongebruikelijke transactie. Dat kan zich voordoen als u geen reeële verklaring over de herkomst van de gelden kan overleggen.
Al deze vragen om informatie zijn uitdrukkelijk niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Soms doen zich wel eens incidenten voor, zoals onbekende erfdienstbaarheden, bijzondere erfpachtsvoorwaarden, een verkoper die eerder getrouwd was of een verkoper die overleden is. Alle problemen moeten vooraf opgelost worden, want alles moet op de dag dat de akte van levering wordt getekend op orde zijn.